El arte de organizar eventos

La organización de un evento, ya sea social, empresarial o incluso uno muy íntimo y personal, es algo que no debe dejarse a la suerte. Incluso si la idea es una reunión informal con los amigos o la familia más cercana, en la que cada quien lleve lo que guste compartir, hay que ultimar algunos detalles sencillos, como a quiénes vamos a invitar, la hora aproximada en que los recibiremos y lo que nosotros vamos a ofrecer, pues aunque se diga que es una comida o reunión de “traje”, la verdad es que siempre se espera algo de parte del anfitrión.

Ahora bien, cuando el evento escala, tanto en número de asistentes como en importancia, la organización se vuelve algo fundamental y que muchas veces conviene dejar en manos de expertos. Y es que cuando se trata de un evento social de gran magnitud, como una boda o un evento de caridad, o bien cuando se trata de algo profesional, como una conferencia, ya no sólo es cuestión de enviar mensajes de invitación o de dar horarios “aproximados”. Se requiere de un control mucho más preciso del número de asistentes, los recursos necesarios para cumplir con los objetivos, los espacios que se ocuparán y el presupuesto.

Hoy en día existen numerosas empresas dedicadas a la organización de eventos. Ellas ofrecen los servicios de consultores especializados en eventos de distintas categorías, quienes te guiarán paso a paso en la ejecución de todas las actividades que deben llevarse a cabo como preparativos al evento, así como en las que se deberán coordinar y monitorear durante el mismo.

Si quieres que tu evento sea un éxito, lo ideal es que contrates este tipo de servicios. Para que te des una idea de todo lo que se debe hacer, a continuación mencionamos algunos elementos claves en la organización de eventos.

  • Definir el objetivo. Parece algo muy obvio, pero es importante que todas las partes involucradas en la organización del evento tengan muy claro en qué consiste, qué actividades se llevarán a cabo y cuáles son los objetivos, generales y específicos.
  • Establecer a qué tipo de público está dirigido el evento. Si se trata de un evento con convocatoria abierta, como un congreso, por ejemplo, es preciso definir a qué tipo de profesionales o especialistas se dirige, qué requisitos deben cumplir para participar y cuáles serán los plazos de inscripción. En un evento cerrado, la lista de invitados es fundamental y debe revisarse varias veces, para asegurar que nadie se quede fuera.
  • Fijar un presupuesto máximo. El presupuesto debe planearse en función de cuestiones que ya se habrán identificado en los dos puntos anteriores: las actividades que se llevarán a cabo y los recursos o materiales que se necesitan; el número de asistentes; los espacios; las comidas o refrigerios, etcétera. Una vez que se tenga un estimado de lo que se gastará en cada rubro, conviene dejar un margen para imprevistos, pero también es importante establecer un tope, para que el evento no resulte en un desbalance financiero.
  • Elaborar un cronograma de actividades. La claridad en cuanto a los objetivos del evento también ayuda a cumplir con este punto. Una vez que eres consciente de lo que debes hacer y lograr, puedes detallar las tareas que te llevarán a la meta. Después de identificarlas, intégralas en un plan de trabajo, en el que se especifiquen las tareas, los responsables de las mismas y los plazos en que deben cumplirse.
  • Difundir el evento de manera oportuna. Identifica los canales más convenientes para dar a conocer tu evento en el público interesado. Actualmente, es común que incluso eventos sociales como bodas o fiestas de graduación tengan un sitio web o una página en redes sociales. Las empresas especializadas en organización de eventos pueden ayudarte a identificar los canales más convenientes y a diseñar tu publicidad, para que llegue sólo al público al que quieres dirigirte.
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